Auswirkungen von Corona auf eine Agentur

Von Lina

27. Mai 2020

Wie bei der Mehrheit aller Unternehmen auf der ganzen Welt, hat sich auch bei uns in der Agentur, seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie, einiges verändert. Wurde unser schönes Loftbüro zuvor jeden Morgen mit dem Klang der Kaffeemaschine und Gesprächen von Mitarbeitern belebt, tummeln sich dort derzeit nur vereinzelt Kollegen. Bei Reizwerk war die Möglichkeit und die technischen Voraussetzungen im Homeoffice zu arbeiten, zwar schon vor der Pandemie gegeben, jedoch wurde sie nur vergleichsweise selten und von vereinzelten Mitarbeitern genutzt. So war es für uns auf der einen Seite natürlich eine Erleichterung, dass wir bereits Erfahrungen mit dem Thema Remote-Work sammeln konnten, auf der anderen Seite jedoch auch eine Umstellung, da nun viele der Mitarbeiter hauptsächlich von zu Hause aus arbeiten.

Durch ein tägliches, virtuelles Team-Meeting, bei dem jeder von seinen To-do’s für den Tag erzählt, versuchen wir den persönlichen Kontakt zueinander, aufrechtzuerhalten. Um herauszufinden, wie die Mitarbeiter mit der jetzigen Situation klarkommen, haben wir eine Umfrage erstellt und unter den Mitarbeitern versendet.

Im Folgenden berichten wir von den Ergebnissen der Umfrage und unserem Fazit. Vielleicht können wir ja dem ein oder anderen von Euch helfen oder Inspirationen, für eine eigene Umfrage unter den Mitarbeitern liefern.

Der Fragebogen

Die Umfrage haben wir mit dem Online-Umfragetool SurveyMonkey erstellt und per Mail an die Mitarbeiter versendet. Der Fragebogen enthielt verschiedene Fragen zu den Themen Homeoffice, Kundenprojekte und Kommunikation. Außerdem weitere offene Fragen, um positive und negative Einschätzungen zu den Abläufen der letzten Wochen zu sammeln. Um möglichst authentische Ergebnisse zu erhalten,  wurden alle Antworten anonym gesammelt und ausgewertet. Durch die Auswahl der Fragen haben wir uns erhofft zu erfahren, wie die Mitarbeiter die Situation allgemein wahrnehmen, was wir auf jeden Fall beibehalten sollten und wo noch Optimierungspotenzial besteht. Die Umfrage wurde von allen positiv angenommen und wir haben interessante Anregungen enthalten, die wir mit sofortiger Wirkung in unseren Arbeitsalltag integrierten.

Nur 10% der Mitarbeiter schätzen die eigene Arbeit im Homeoffice produktiver ein

Homeoffice
Wie zu erwarten war, nimmt jeder seine Arbeit im Homeoffice unterschiedlich wahr, die einen können zu Hause konzentrierter Arbeiten, da sie nicht von Gesprächen anderer Kollegen abgelenkt werden, andere wiederum arbeiten konzentrierter im Büro, da zu Hause das kleine Kind sitzt und bespaßt werden möchte. So muss jeder für sich selbst das bestmögliche Arbeitsumfeld in der momentanen Situation schaffen. Glaubt man einer Umfrage des BVDW, sind nur 54,3% der Unternehmen technisch dazu in der Lage Homeoffice anzubieten. Wir sind daher froh, dass wir eine Lösung gefunden haben, mit der sowohl die Geschäftsführung, als auch die Mitarbeiter zufrieden sind. Wir freuen uns jedoch, hoffentlich schon bald wieder, in den normalen Agenturalltag zurückkehren zu können.

Im Durchschnitt wurde die Kommunikation bei Reizwerk, sowohl vor Corona, als auch jetzt, als gut bewertet

Kommunikation
Unsere Auswertung zeigt, dass sich die Qualität der Kommunikation bei Reizwerk, trotz der veränderten Arbeitsumstände, kaum geändert hat. Natürlich ist es jedoch ein Unterschied, ob man sich für eine kurze Frage an den Tisch nebenan wenden kann oder zum Hörer greifen muss. Gerade in unserer kommunikationsgetriebenen Branche, ist der persönliche Austausch ein wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit. Daher empfehlen wir jedem Mitarbeiter, mindestens einen Tag pro Woche in die Agentur zu kommen, um die Kommunikation zu optimieren und den persönlichen Austausch zu fördern. Dies kommt auch dem Wunsch einiger Mitarbeiter nach, die dieses Vorgehen aus organisatorischen Gründen vorgeschlagen haben.

Erreichbarkeit
Bei der Auswertung wurde festgestellt, dass es vor allem für die Projektmanager herausfordernder ist, spontan auftauchende Aufgaben zu verteilen, wenn nicht klar ist, wer gerade am Remote-Arbeitsplatz ist, und wer nicht. Daher haben wir intern vereinbart, dass ab sofort jeder in unseren Team-Chat schreibt, wenn er anfängt zu arbeiten, in die Mittagspause geht und wenn er aufhört zu arbeiten. So können auch spontane und zeitkritische Aufgaben mit geringem Aufwand, an jene Mitarbeiter vergeben werden, die gerade verfügbar sind. Und Mitarbeiter die gerade ihr Kind bespaßen oder mit dem Hund spazieren sind, werden nicht gestört.

50% der Mitarbeiter bewerten das Daily als wichtig oder sehr wichtig

Meetings
Die meisten Meetings finden bei uns momentan per Google Meet statt. Ob mit oder ohne Videobildübertragung wird den Mitarbeitern selbst überlassen. Laut Umfrage sind die Präferenzen hier gleich verteilt. Eine Hälfte führt Gespräche lieber mit Videobild und die andere ohne. Ob dies an möglicherweise unaufgeräumten Arbeitszimmern, den Homeoffice-Outfits oder doch einem anderen Grund liegt, ließ sich nicht abschließend aufklären ;-).
Jeden morgen um 10 Uhr wird ein Daily als Videomeeting abgehalten, welches für alle Mitarbeiter ein Pflichttermin ist. In diesem Meeting werden zum einen die versäumten “Kaffee-Wartezeiten-Gespräche” nachgeholt und zum anderen wird die Kapazitätsplanung durchgegangen. Von den Kolleginnen und Kollegen wurde dieses Meeting überwiegend als wichtig bewertet. Als Grund hierfür wurde vor allem der persönliche Kontakt zu den Kollegen genannt.

Kundenprojekte
Eine der wichtigsten Fragen für uns war folgende: Wie nehmen unsere Kollegen die Qualität der Kundenprojekte während der letzten Wochen wahr? Nach Einschätzung unserer Kolleginnen und Kollegen, darunter selbstverständlich auch die Geschäftsführung, leidet die Qualität unserer Kundenprojekte unter der momentanen Situation nicht. Unsere Kunden werden, egal ob aus der Agentur oder dem heimischen Kinderzimmerbüro, bestens betreut.

Fazit
Wir konnten aus dieser Umfrage viel mitnehmen und würden eine interne Mitarbeiterbefragung auch anderen Agenturen und Unternehmen empfehlen, um sich ein umfassendes Bild der aktuellen Lage zu verschaffen.
Sehr deutlich lässt sich an den Antworten unserer Kolleginnen und Kollegen jedoch erkennen, dass das Homeoffice für ein paar Tage zwar eine schöne Abwechslung ist, die meisten jedoch den persönlichen Kontakt in der Agentur sehr schätzen und vermissen.

 

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